Agente AI Estrazione dati da schede tecniche

Agente AI
Realizzato per clienti

Centinaia di schede tecniche in PDF contengono dati che servono ogni giorno, ma nessun sistema li può interrogare. Questo agente legge intere cartelle di schede, estrae tutti i dati in un archivio strutturato e tiene la storia di ogni versione. Le persone rivedono e correggono. Lo abbiamo realizzato ed è in uso.

Un archivio dati dei prodotti che si interroga, si filtra e si confronta, invece di centinaia di PDF da aprire uno per uno. Nel caso reale: oltre 400 prodotti, quasi 500 versioni e circa 19.000 campi estratti.

Candida il tuo archivio di schede Come lavora

Per i repartiQualità e conformitàUfficio tecnico e progettazione

Risultati misurati

Prodotti in archivio nel caso reale

oltre 400

prima: ~~solo PDF~~

Dato reale del caso Nutraceutica

Versioni di scheda tracciate

quasi 500

prima: ~~file sparsi~~

Ogni nuova revisione si aggiunge allo storico del prodotto

Campi estratti

circa 19.000

prima: —

Dato reale; la revisione dei valori resta alle persone

File elaborati due volte

zero per costruzione

prima: ~~frequente~~

I file già elaborati vengono riconosciuti dall’impronta del contenuto

Il contesto e il problema

Prima di parlare di AI, il processo com'è oggi: chi fa cosa, con quali strumenti, e dove si perde tempo.

Il processo: le schede tecniche dei prodotti nascono come documenti, da fornitori diversi e in anni diversi. Quando serve sapere quali prodotti contengono un certo ingrediente, quali hanno un limite superato o quali schede vanno aggiornate per una nuova norma, qualcuno deve aprirle tutte.

Chi ci lavora: qualità, regolatorio e ufficio tecnico, con il commerciale che chiede risposte rapide ai clienti.

Il caso reale: un’azienda di integratori alimentari con l’archivio di schede tecniche in PDF. L’agente ha portato in archivio oltre 400 prodotti e quasi 500 versioni, per circa 19.000 campi estratti.

Il problema e cosa costa

Dati chiusi nei PDF: per rispondere a una domanda su più prodotti si aprono decine di documenti.
Versioni confuse: della stessa scheda circolano più revisioni, e non è chiaro quale sia l’ultima.
Inserimento manuale: ricopiare i dati in un foglio o nel gestionale è lento, noioso e porta errori.
Aggiornamenti normativi: quando cambia un requisito, capire quali prodotti sono coinvolti diventa un progetto.

Il conto, con le nostre ipotesi: a 15-20 minuti per ricopiare a mano una scheda completa, 400 schede valgono 100-130 ore di lavoro, da rifare in parte a ogni aggiornamento. È una stima da misurare sul tuo archivio.

Perché succede

Non è disordine: le schede sono state scritte per essere lette da persone, non interrogate da sistemi.

Un agente serve qui: a trasformare l’archivio in dati, a riconoscere le versioni e a tenere il passo con i nuovi documenti, lasciando alle persone il controllo dei valori.

Formati diversi per ogni fornitore e anno

Gli stessi dati stanno in posti diversi con nomi diversi.

Nessun legame tra le versioni

Una nuova revisione è un file nuovo, non l’aggiornamento di un dato.

L’archivio cresce sempre

Un’estrazione una tantum invecchia; serve un processo che segua i nuovi file.

La soluzione: come lavora l'agente

L’agente lavora come un addetto all’archivio instancabile, che segnala quando non è sicuro. Passo per passo:

Sorgenti

Si configurano le cartelle da leggere: sul server, via FTP o via SFTP.

Scansione

L’agente elenca i PDF e riconosce quelli già elaborati tramite un’impronta del contenuto, così non rielabora due volte lo stesso file.

Elaborazione a blocchi

I file vengono elaborati a lotti, con avanzamento in tempo reale e possibilità di mettere in pausa, riprendere o annullare.

Estrazione

Un modello linguistico legge ogni scheda e compila i campi strutturati del prodotto.

Versioni

Se il prodotto esiste già, la scheda diventa una nuova versione e la precedente resta nello storico.

Revisione

Un’interfaccia dedicata mostra prodotti, versioni e campi: le persone controllano e correggono i valori.

Niente parte senza una persona. L'agente prepara, confronta e segnala. La decisione sul prezzo e sul cliente resta al commerciale.

Scelte tecniche e perché

Nessun fornitore è la risposta a tutto. Ogni componente ha una scelta e un'alternativa scartata, e si decide sui tuoi dati.

Modello linguistico

Modello di fascia alta via API con contratto business

Le schede contengono tabelle, unità e terminologia tecnica: serve un modello capace e verificato sull’esclusione dei dati dall’addestramento.

Lettura dei documenti

Estrazione del testo dai PDF con fallback di riconoscimento ottico

Archivi lunghi contengono anche scansioni: si testano per tipo prima di promettere un’accuratezza.

Orchestrazione

Un motore di flussi che gestisce lotti, code e ritorno dei risultati

Elaborare centinaia di file richiede pause, ripartenze e gestione degli errori senza bloccare l’interfaccia.

Archivio dati

Database con prodotti, versioni, campi e registro delle elaborazioni

Il riconoscimento dei duplicati e lo storico delle versioni sono ciò che rende l’archivio affidabile nel tempo.

Dati e sicurezza

Accesso solo con login, credenziali delle sorgenti cifrate, callback autenticati

L’archivio dei prodotti è patrimonio aziendale: accessi e scambi tra i sistemi sono protetti.

Implementazione per fasi

Pilota: 4-6 settimane su un archivio. Ogni fase consegna qualcosa che puoi vedere.

1 settimana

Analisi dell’archivio

Campione di schede per formato e fornitore, definizione dei campi da estrarre e delle regole di versione. Consegna: schema dati del prodotto.

2 settimane

Estrazione pilota

Elaborazione di un lotto rappresentativo e misura dell’accuratezza per campo. Consegna: report di accuratezza e lista delle eccezioni.

1-2 settimane

Archivio completo

Elaborazione dell’intero archivio, revisione delle eccezioni, collegamento delle nuove cartelle. Consegna: archivio dati consultabile.

mezza giornata

Decisione

Con i numeri in mano: collegare l’archivio ad altri strumenti (confronti, redazione schede, gestionale) o fermarsi.

Cosa cambia per le persone

Le domande sui prodotti smettono di essere ricerche tra i PDF e diventano filtri su un archivio. Qualità e ufficio tecnico partono dai dati invece che dai documenti, e il commerciale ottiene risposte in minuti.

Il cambiamento meno visibile è il più importante: l’archivio diventa la base per altri agenti, dal confronto con i fornitori alla redazione delle nuove schede.

Supervisione, dati e sicurezza

Controlli proporzionati al rischio, decisi prima di scrivere una riga di codice.

Una persona approva sempre

L’agente prepara, confronta e propone. Cosa entra in un documento ufficiale, in una scheda o in una risposta lo decide una persona, e il sistema registra chi.

Dati sotto controllo

Al modello arrivano solo i contenuti necessari al compito, cifrati in transito. Conservazione, regione di elaborazione ed esclusione dall’addestramento si verificano nel contratto con il fornitore prima di partire.

Tutto tracciato

Ogni elaborazione, modifica e approvazione resta nel registro con data e autore: in un settore regolamentato è la prima cosa che chiede un audit.

AI Act e GDPR: inquadramento prima, non dopo

Un agente che prepara documenti e lascia la decisione alle persone rientra, nella classificazione preliminare, tra gli usi a rischio limitato. Restano trasparenza verso chi lo usa, formazione e registri. Non rilasciamo garanzie di conformità: documentiamo i controlli, la responsabilità resta all’azienda.

Accesso riservato e spegnimento pulito

Lo strumento è accessibile solo agli utenti autorizzati. Archivi e documenti restano dell’azienda: l’agente si spegne senza togliere nulla.

Limiti e cosa non fa

Dirlo prima evita delusioni dopo. Questi sono i confini entro cui i risultati valgono, e le parti che richiedono professionisti specializzati.

Accuratezza non totale

su tabelle complesse e scansioni alcuni valori vanno corretti a mano; per questo esiste l’interfaccia di revisione.

Schema da definire bene

se i campi da estrarre non sono chiari all’inizio, l’archivio va ripreso. Lo schema si decide in fase 1.

Il dato è quello della scheda

se la scheda è sbagliata, l’archivio lo sarà; l’agente non verifica i valori in laboratorio.

Conformità

non rilasciamo certificazioni né garanzie di conformità all’AI Act, al GDPR o alle norme di settore. Progettiamo controlli proporzionati, documentiamo e lasciamo tracce verificabili; la responsabilità resta all’azienda e ai suoi professionisti.

Validità dei numeri

i volumi citati sono quelli del caso reale; le stime di tempo valgono per un perimetro e per i tuoi volumi e si misurano nel pilota.